Vlaanderen en België hebben geen apart systeem of aparte norm voor het meten van de conditie van gebouwen. Dus grijpen we in deze contreien voor conditiemeting vaak terug naar de Nederlandse norm NEN 2767. Centrum Duurzaam Gebouwbeheer geeft hierrond jaarlijks minstens één opleidingscyclus, bestaande uit een dag theorie, een dag praktijk rond het inspecteren van de gebouwschil en een dag praktijk rond de installaties.

In Nederlandstalig België gebruikt men deze NEN meer en meer om een conditiemeting aan te besteden. Omdat de norm en de methodiek echter vaak nog vrij onbekend terrein zijn, zie we vaak onrealistische of onvoldoende gespecificeerde elementen opduiken in bestekken. Reden genoeg dus om enkele cruciale aandachtspunten op een rijtje te zetten. De onderstaande tips zijn vragen die elke opsteller van een bestek voor conditiemeting moet gesteld hebben vóór hij/zij zich aan het schrijven zet. De vragen behelzen de voorbereidingsfase, de personele en financiële opvolging van het dossier, enz.

Voor we met het overzicht beginnen, willen we wijzen op het feit dat participanten (leden van Centrum Duurzaam Gebouwbeheer) een complete NEN-handleiding kunnen downloaden op www.gebouwbeheerder.be, net als een voorbeeldbestek van de Stad Diksmuide, die deze oefening een jaar geleden grondig maakte.

1. Zijn de reikwijdte en de beperkingen van de NEN-norm bekend?
Heeft de opsteller van het bestek een gedegen kennis van de NEN-norm? Weet hij/zij wat je er mee wel en ook niet kunt doen? Weet hij/zij wat de organisatie er mee WIL doen?

2. Heb je goed gedefinieerd waarvoor je de NEN-norm en het bestek wilt gebruiken?
De NEN-norm en inspectie op basis van deze norm kunnen de nodige ondersteuning bieden bij planning en budgettering, strategische vastgoedbeslissingen, de opvolging van onderhoudsfirma’s, het verwerven van een totaalinzicht, enz. Klaar dit voor jezelf eerst goed uit.

3. Heb je intern een stevig draagvlak ontwikkeld?
Is er een opvolgingscomité gecreëerd dat het dossier begeleidt en dat er voor zorgt dat de operationalisering en het gebruik van de resultaten nauwgezet gebeurt?

4. Heb je realistische budgetten uitgewerkt voor zowel de inspectie als de opvolging?
Heb je grondig navraag gedaan hoe zo’n inspectie werkt en hoeveel tijd er in kruipt? Heb je bij een organisatie met ervaring gevraagd naar wat het kost om je gebouwbeheer effectief te gaan richten op de resultaten van de inspectie(s)?

5. Heb je een goed inzicht in de risicomatrix?
Indien je niet (exact) weet wat een ‘risicomatrix’is, dan is het antwoord ‘neen’. De risicomatrix geeft de formule “Risico = Kans x Effect” weer in twee dimensies – een matrix. Er zijn standaardmatrices beschikbaar, maar organisaties kunnen ook een eigen matrix ontwikkelen die is aangepast aan hun specifieke noden. Zo zal een historisch monument een andere matrix hebben dan een hypermodern kantoorgebouw.
risicomatrix

 

 

 

 

 

6. Heb je ter voorbereiding een voldoende gestoffeerd dossier aangelegd?
Heb je (gedetailleerde) plannen van het gebouw? As-built-dossiers? Beschik je over alle onderhoudscontracten – digitaal of proper en overzichtelijk geordend in de kast? Heb je een systeem voor meldingen? Zijn alle gebouwelementen (zoals daken) veilig en toegankelijk?

7. Heb je nagedacht over welke soort van rapportering je wilt en hoe je die gaat operationaliseren?
Hoe uitgebreid en gedetailleerd mag/moet je rapport zijn? Krijg je er een managementrapport bij dat toelaat snel in te schatten waar de risico’s en prioriteiten liggen? Hoe ver moet je rapport gaan? Enkel een inspectieverslag, of wil je ook een complete meerjarenonderhoudsplanning (MJOP)? Welke bijkomende informatie wil je (energie, brandveiligheid, enz.) en kan / moet je inspecteur hiervoor zorgen? Welke grafische informatie wil je? Welke analyses verlang je? Hoe wordt het rapport aangeleverd (papier, digitaal, stick, enz.)?

8. Heb je een goed zicht op de investering aan tijd die met een conditiemeting gepaard gaat – van beslissing tot rapportering?
Inspecteren kost tijd. Heb je een goed en vooral realistisch inzicht in de tijd die erin kruipt? Een gebouw van minder dan 500m² is uiteraard totaal anders dan één van 10.000m². In het eerste geval kan een inspectie bijvoorbeeld twee werkdagen duren, in het tweede misschien 10. Ook de verwerking van de resultaten en het opleveren van het inspectieverslag of de MJOP heeft zijn tijd nodig. Spreek dit goed op voorhand af.

9. Heb je iemand die je bij het eerste bestek voor conditiemeting kan begeleiden?
Zeker bij een eerste conditiemeting van een gebouw is het wat zoeken naar de juiste aanpak. Centrum Duurzaam Gebouwbeheer kan je ondersteunen bij de eerste stappen en begeleidt je bij het leren kennen van de juiste begrippen, het in kaart brengen van je noden, enz. In een volgend stadium zijn er in Vlaanderen een aantal partijen die je kunnen helpen bij de gedetailleerde uitwerking en opvolging. Voor meer informatie kun je steeds vrijblijvend terecht bij info@gebouwbeheerder.be.