Het beheer en de kwaliteit van een gemeentelijk of stedelijk patrimonium hangt af van drie belangrijke factoren. Er is uiteraard financiële armslag nodig om te investeren en een bestuur dat van wanten weet, maar veel staat of valt met de competentie van de ambtenaren die dat patrimonium in topconditie moeten houden of brengen. Guy Van der Veken is als afdelingshoofd Technische Zaken de persoon die daar bij de gemeente Heist-op-den-Berg voor instaat. Heist-op-den-Berg is een grote gemeente in het zuiden van de provincie Antwerpen, in de driehoek Antwerpen-Mechelen-Aarschot. De gemeente is de hoofdplaats van het kieskanton en het gerechtelijke kanton Heist-op-den-Berg, en bestaat uit zes deelgemeenten en elf parochies. Met ruim 41.000 inwoners is het de derde grootste gemeente van de provincie Antwerpen.

“Heist-op-den-Berg is een flinke gemeente, met behoorlijk veel inwoners en een oppervlakte van 86km². Het hoge aantal deelgemeenten en parochies zorgt voor een erg divers patrimonium. Niet alleen hebben we momenteel een tachtigtal eigen gebouwen in beheer, tegen 2019 moet ook de inkanteling van de OCMW-gebouwen afgerond zijn”, zegt Guy Van der Veken. Een ideale inleiding om het eens te hebben over één van de stevige uitdagingen waarmee steden en gemeenten zich nu en de komende jaren geconfronteerd zien!

Maar beginnen doen we bij het begin. Wie is Guy Van der Veken? “Ik ben ingenieur bouwkunde van opleiding. Mijn carrière ben ik begonnen bij een studiebureau, waar ik werkte aan infrastructuurprojecten. Daarna ging ik aan de slag bij Siemens, waar ik zowel in België als in het buitenland telecomprojecten uitvoerde. In 2006 ben ik begonnen op de technische dienst van Heist-op-den-Berg, en stond ik o.m. in voor de groendienst en het waterbeheer. En sinds 2010 ben ik dan afdelingshoofd Technische Zaken. Onze gemeente is groot in absolute cijfers, maar toch is onze technische dienst met 70 medewerkers eerder klein in vergelijking met steden en gemeenten uit de buurt, zoals Mol of Geel. ”

Impact van de Beheers- en Beleidscyclus
“Je merkt goed dat gemeenten stilaan anders aankijken tegen hun eigen patrimonium. Vroeger werden die gebouwen vaak stiefmoederlijk behandeld. De voorkeur ging naar het onderhoud van wegen of naar nieuwe bouwprojecten – zaken waarmee uitgepakt kon worden. Het eigen patrimonium werd uitsluitend curatief onderhouden, met geld dat links en rechts bijeen gezocht moest worden. Vandaag is dat anders! Sinds 2014 dwingt de Beheers- en Beleidscyclus (BBC) besturen om actief na te denken over hun patrimonium, door hen te verplichten om alles over meerdere jaren te plannen én te budgetteren.”

Het ‘Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus (BBC) van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn’ bevat een reeks regels voor het meerjarenplan, het budget, de boekhouding en de jaarrekening van de lokale besturen en provincies. Het beleids- en beheerssysteem moet aangepast worden aan de eigen organisatie, structuur, behoeften en mogelijkheden van het bestuur via beleidsdoelstellingen en –prioriteiten, delegatie en verzelfstandiging, enz. In het besluit wordt verder veel aandacht besteed aan de verplichte beleidsrapporten, zoals het meerjarenplan, het budget, de budgetwijziging en de jaarrekening.

“De BBC maakt dat besturen actief moeten nadenken over doelstellingen, en zich niet mogen beperken tot leuke, maar vaak losse projecten. Ook financieel moet er veel exacter gepland worden. ‘Wat investeren we in jaar 1, in jaar 2, in jaar 3…’. Al vanaf 2010 zijn we binnen de technische dienst heel wat zaken veel planmatiger gaan aanpakken. Daar hoorde ook een nieuwe organisatiestructuur bij, waarbij Jobpunt Vlaanderen en Möbius ons hebben begeleid.”

“De afdeling Technische Zaken is ingedeeld in twee afdelingen, nl. Patrimonium en Infrastructuur. Elk van de afdelingen wordt geleid door een ingenieur en beschikt over een interne en een externe coördinator. De interne coördinator leidt de werkzaamheden die door ons eigen personeel worden uitgevoerd. Alleen grote werken, zoals nieuwbouw, het vervangen van ramen en het vernieuwen van volledige daken worden uitbesteed. Daarvoor is de externe coördinator verantwoordelijk, al worden de bestekken voor die werken uiteraard door de interne diensten geschreven.”

Gezocht: ervaring, competenties, modelcontracten, nieuwe inzichten, …
“Als lokale overheid beheren we o.m. elf kerken, twee sportcentra, twee sporthallen, twee zwembaden, een cultureel centrum, een muziekacademie, bibliotheken, scholen, administratieve gebouwen, een cursuscentrum, pastorijen en loodsen. De uiteenlopende ouderdom en conditie van de gebouwen, de verschillende functies en invulling – het zorgt voor heel wat variabelen. Die probeer je als technische dienst qua beheer en onderhoud in te vullen door gebruik te maken van formules als klassieke aanneming, huur, verhuur, PPS, DBFM of concessies. Al deze formules vergen specifieke competenties. Bovendien beheert en onderhoudt ons OCMW naast een reeks gronden o.m. ook een buitenschoolse kinderopvang, transitwoningen, administratieve gebouwen en een RVT. Tegen 2019 moet de integratie van gemeente en OCMW rond zijn.”

“Kennis verwerven en competenties binnenhalen, is erg belangrijk geworden, want alles wordt steeds complexer en er worden steeds strengere eisen gesteld. Hoe blijf je als gemeente het overzicht bewaren? Een goed voorbeeld is de conditiemeting van onze gebouwen. Je leest daar dingen over, maar hoe kan ik als afdelingshoofd inschatten of zoiets voor ons de moeite waard is en hoe we dat moeten aanpakken? Daarom hebben we contact opgenomen met een hele reeks hogescholen en universiteiten. We wilden een student als eindwerk laten onderzoeken hoe conditiemeting praktisch kan werken voor een gemiddelde Vlaamse gemeente. Wat kost het? Hoe pakken we het aan? We hebben een gebouwbeheersysteem aangekocht. Hoe beheren we dat? Hoe brengen we alles in kaart? Hoe plannen we ons onderhoud in als onderdeel van ons totaal gebouwbeheer? Op die manier zijn we uiteindelijk terecht gekomen bij student Mon Wera van hogeschool PXL, die voor ons een kookboek heeft geschreven waarin dat allemaal uitgewerkt is. Daarmee kunnen wij nu aan de slag.”

“Wij horen ook de lezingen van Stad Antwerpen over hoe zij het aanpakken. Erg leerrijk, maar Antwerpen is uiteraard van een heel andere orde dan de gemiddelde Vlaamse gemeente. Wij willen leren hoe we kosten kunnen beheren en beheersen, en hoe we onze vastgoedportefeuille kunnen beheren. Want conditiemeting op zich is niet relevant. Het moet een set van objectieve gegevens opleveren die je toelaten om een meerjarenonderhoudsplanning op te maken en er realistische budgetten op te plakken. Bovendien moet je dan de waarde van je gebouwen bepalen om strategische keuzes te kunnen maken. Gaan we renoveren of kiezen we voor nieuwbouw? Stoten we bepaalde gebouwen af? Kunnen we een bepaald gebouw niet beter herbestemmen? En uiteraard mag de facilitaire kost niet uit het oog verloren worden…”

De potentiële rol van Centrum Duurzaam Gebouwbeheer
“Wat ons betreft, hoeft CDG zeker niet te technisch te worden. Er moet ook de nodige aandacht zijn voor het financiële beheer van gebouwen en dat liefst vanuit een totaalvisie. In die zin kijk ik bijvoorbeeld ook met spanning uit naar de resultaten van het onderzoek van Johan Ryckx van hogeschool Odisee. Hij zoekt naar facilitaire kengetallen bij Vlaamse steden en gemeenten, wat voor ons uiteraard erg nuttig is. Dat soort van onderzoek zou ik veel meer willen zien. Misschien kan CDG daarbij een rol als bruggenbouwer op zich nemen en de link leggen naar de academische wereld?”

“Als vertegenwoordiger van een gemeente hoop ik uiteraard dat Centrum Duurzaam Gebouwbeheer gaat samenwerken met de VVSG. Ik denk dan heel concreet aan het opzetten van praktijkdagen, of aan regionale overlegmomenten rond een specifiek thema. Niet alleen om kennis te genereren, maar ook om ervaringen uit te wisselen en draagvlak te creëren. Relevant blijven is de boodschap!”