Begin 2013 was Joeri Reulens net in dienst bij het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum (OPZC) in het Limburgse Rekem als diensthoofd van de technisch facilitaire diensten. Hij stond op het punt zich vast te bijten in de energiehuishouding van de campus, toen een brief van het Vlaamse Energiebedrijf op zijn bureau belandde. Het Vlaams Energiebedrijf (VEB) heeft als missie de energiekost van de Vlaamse overheid te verminderen. In dat kader was het op zoek naar concrete projecten om het ESCO-concept te ontwikkelen en uit te rollen.

 

Het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum (OPZC) Rekem is een extern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid. Het is een pluralistisch zorgcentrum binnen de geestelijke gezondheidszorg in de regio Oost Limburg. Het is als psychiatrisch ziekenhuis erkend voor 288 patiënten en als psychiatrisch verzorgingstehuis erkend voor 214 bewoners. De site telt 22 gebouwen, waarvan 10 logistieke gebouwen en 12 patiëntgerelateerde gebouwen (totaal ca. 46.000m² bruto vloeroppervlakte in gebruik). De oudste gebouwen dateren van de jaren ’60, terwijl het meest recente gebouw in gebruik genomen werd in 2011. De laatste 10 jaar werd een aantal gebouwen al beperkt gerenoveerd. Schema 1 toont de bestaande toestand per 1 januari 2016. De oudere gebouwen worden verwarmd met een warmtenet, de nieuwere gebouwen zijn voorzien van gas- of mazoutinstallaties.

 

De vraag van het VEB om projecten kwam als een geschenk uit de hemel voor het nieuwe diensthoofd, dat zich bij zijn aantreden geconfronteerd zag met verouderde en energieverspillende verwarmingsinstallaties. Zo werden verschillende gebouwen nog verwarmd met een oud, ondergronds verwarmingsnet vanuit een centrale stookplaats. “In de winter, wanneer het gesneeuwd had, zag je zo waar de leidingen liggen. Er werd gigantisch veel energie en dus geld verspild”, zegt Joeri Reulens. “Tot de brief van het VEB was het probleem steeds dat een dergelijk project erg moeilijk intern gecoördineerd en geregisseerd kon worden. Studiebureaus, aanbestedingen, … – de kosten zouden hoe dan ook hoog oplopen. De vraag van het VEB bood de mogelijkheid om dit traject te doorlopen met de nodige inhoudelijke en financiële begeleiding – een win-win-scenario!”

 

Joeri nam contact op met het VEB voor een afspraak en in maart 2013 kwam een delegatie langs voor een bezoek aan de campus. Er werd gesproken over het ESCO-concept en over een mogelijk plan van aanpak. ESCO staat voor Energy Service Company. Een ESCO-bedrijf voert een energieproject uit in een gebouw van een organisatie en financiert die investering ook zelf. Door deze investering moet het energieverbruik dalen – en daardoor ook de energiefactuur. Met een deel van deze besparing wordt dan de nieuwe installatie afbetaald. Wanneer dit gebeurd is, wordt de opdrachtgever volledig eigenaar van de installatie en geniet hij verder van de energiebesparing en de lagere energiefactuur.

 

“Dat klinkt goed in theorie, maar in de praktijk was er bij ons intern wel wat scepsis. Logisch voor een pilootproject in wat toch niet je kerntaak is”, vertelt Joeri. “Maar we hebben dit kunnen opvangen door stap voor stap te werk te gaan en dan ook fase per fase te evalueren. Op die manier konden we controle houden over het project.” De concrete trigger was de oude stookplaats, die dringend aangepakt moest worden. Door in te stappen in het VEB-traject kan OPZC Rekem dit probleem aan een relatief lage kost aanpakken en het grote energieverlies drastisch inperken. Maar daar blijft het niet bij, want er werd voor gekozen om een totaalaanpak uit te werken voor de hele campus, inclusief aanpassingen aan nieuwere gebouwen.

 

Samen met het Vlaamse Energiebedrijf (VEB) op zoek naar de geschikte ESCO-partner

De eerste contacten dateren van begin 2013. Toch duurde het door de omvang en de complexiteit van dit pioniersproject tot oktober 2015 voor het finale contract werd afgesloten. Het begon o.m. met de keuze van een ESCO-partner via de wet op de overheidsopdrachten. Het VEB consulteerde hiervoor de markt en hanteerde een onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking. Er werden in een eerste fase drie kandidaten weerhouden, die elk een eerste offerte mochten indienen. Na een nieuwe onderhandelingsronde konden ze dan overgaan tot een best and final offer.

 

Voor het beoordelen van de offertes werd rekening gehouden met verschillende factoren, zoals de total cost of ownership (TCO), projectplan, onderhoudsplan, CO2-reductie, enz. “Een voordeel was dat we vooraf in alle gebouwen een energiemonitoringsysteem hadden geïnstalleerd. Op die manier konden we anderhalf jaar aan gedetailleerde resultaten bezorgen aan alle kandidaten in de procedure. Zonder deze resultaten berust elke voorgestelde aanpak toch voor een belangrijk deel op inschattingen”, aldus Joeri Reulens. “Voor de installaties zelf had het VEB met Dalkia een bedrijf aangesteld dat de conditie moest meten van de bestaande installaties op basis van de Nederlandse norm NEN 2767.”

 

Uit de procedure kwam Cofely Services als beste naar voor, waarna de nodige tijd werd ingelast om alles exact in kaart te brengen en sluitende afspraken te maken. De onderhoudscomponent van het contract trad in werking op 1/12/2015. Vanaf 1 februari 2016 kwamen de eerste nieuwe gasketels. De ambitie is om de hele implementatie rond te hebben in 250 kalenderdagen. Daarbij hoort ook het creëren van een mini-energiecampus, bestaande uit een sporthal, een therapiegebouw en een gebouw voor ouderenzorg – samen vroeger goed voor 30% van het totale energieverbruik. Voor deze gebouwen wordt een mini-warmtenet aangelegd dat wordt aangedreven door een WKK en gasabsorptiewarmtepompen.

 

“Eén van de uitdagingen in onze samenwerking met Cofely Services is de flexibiliteit die beide partijen aan de dag moeten kunnen leggen. Zo wilden we een bepaald gebouw eigenlijk slopen na de oplevering van een nieuwbouw, maar ondertussen hebben we een nieuwe bestemming gevonden voor dat gebouw. We zijn contractueel overeen gekomen dat we in zo’n geval gaan werken met een derde partij – een studiebureau – die ons moet toelaten op een objectieve en onderbouwde wijze de knoop door te hakken.”

 

Belangrijk: ook de eigen organisatie moet mee!

Het aangaan van een dergelijke verbintenis heeft uiteraard ook gevolgen voor de eigen organisatie. “Het is begrijpelijk dat onze eigen mensen zich in het begin zorgen maakten. Zou de nieuwe aanpak geen banen kosten? Hoe zou de manier van werken veranderen? We hebben ervoor gekozen om ons personeel doorlopend op de hoogte te houden van de vorderingen. Niet vergeten dat het uiteindelijk zowat twee jaar heeft gekost om alles te finaliseren, inclusief de samenwerking tussen interne en externe onderhoudstechnici. Wat kunnen we zelf doen? Waar mogen onze mensen niet aan komen? Enz. In die periode hebben we een tiental interne informatiesessies gehouden.”

 

“Het is belangrijk om in een ESCO-model een vertrouwensrelatie op te bouwen met onze partner. Vaste externe mensen voor ons onderhoud, een goede relatie met bijvoorbeeld de ploegbaas van Cofely Services, het behouden van de kennis binnen onze eigen organisatie – het zijn allemaal cruciale voorwaarden om het geheel vlot te laten draaien”, zegt Joeri Reulens. “We streven naar een regiemodel met een correcte mix van interne en externe mensen. Maar daar zal in de praktijk wel een bepaalde tijd over gaan.”

 

De financiële ambities van de ESCO-aanpak

De jaarlijkse energiefactuur van OPZC Rekem bedraagt ongeveer 650.000 euro, exclusief btw. In schema 2 staat een overzicht van de besparingen die het project moet genereren.

 

Gegarandeerde besparing energiefactuur Besparing energieverbruik (MWh) Besparing prim. energieverbruik (MWh) Besparing energiefactuur (euro) CO2-reductie (ton)
Elektriciteit piek 29,39% 335 838 37.525 207
Elektriciteit dal 16,34% 157 392 14.118 idem als piek
Aardgas 20,40% 2.057 2.057 67.872 453
Stookolie 100% 1.179 1.179 74.984 318
Totaal 3.728 4.466 194.499 978

Schema 2. Beoogde besparingen van het ESCO-project

 

Gedurende de contracttermijn van 9 jaar wordt een jaarlijkse besparing gegarandeerd van iets meer dan 30% op de huidige energiefactuur. Om deze besparing te realiseren betaalt het OPZC de ESCO een vergoeding, de zgn. energiebesparingsgarantie. Omdat deze lager ligt dan de besparing op de energiefactuur realiseert het OPZC onmiddellijk een verlaging van zijn energiekosten met meer dan 10%. De ESCO zelf voert heel wat investeringen uit op de site van OPZC zonder dat dit een budgettaire impact heeft. Niet alleen leidt dit tot een verlaagde factuur – het draagt ook bij tot een duurzamer karakter van de site. Hierdoor kunnen vrijgekomen middelen ingezet worden voor verbeterde zorg bij OPZC Rekem.

 

Besluit

“Mocht ik nu opnieuw kunnen beginnen, dan zou ik niet zoveel anders doen”, besluit Joeri Reulens. “Het heeft me wel de waarde doen inzien van een goede inventaris van je gebouwen, en van hoogstaande as-built-dossiers, want dat bespaart je enorm veel tijd en discussies. Uiteraard heeft het hele proces best lang geduurd, maar dat was eigenlijk onvermijdelijk. Ik weet wel dat wanneer mede door ons project de ESCO-aanpak op punt staat, er wordt gestreefd naar een doorlooptijd van één jaar voor nieuwe projecten. Zelfs al start de implementatie nu pas – ik heb er alle vertrouwen in dat we in goed overleg onze doelen zullen halen en een erg belangrijke besparing zullen realiseren!”